Bien qu’il puisse paraître anodin, le party de Noël (ou le party des Fêtes) est en fait un élément important de la rémunération globale. Selon l’Enquête sur les avantages sociaux et pratiques RH innovantes dans les PME québécoises, il s’agirait même de l’élément « Mieux-être » le plus fréquemment mis en place, avec 89 % des PME qui ont l’habitude d’offrir un party des Fêtes payé à l’ensemble de leurs employés.
Sans surprise, pour 2020, les organisations sont de plus en plus nombreuses à annuler leur réservation dans les restaurants et les salles de réception pour cette période pourtant si festive. Alors que certaines choisissent carrément d’annuler les festivités, d’autres travaillent à planifier une formule virtuelle, pour ne pas laisser filer une précieuse occasion de remercier leurs troupes et de leur faire passer un bon moment.
Il faut dire que par les temps qui courent, les opportunités de briser l’isolement et de faire tomber le stress, même pour un court moment, représentent un luxe dont on ne saurait se passer.
Vous souhaitez organiser un party de bureau en ligne, mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre, outre planifier un ZOOM qui risque de tomber à plat ?
Voici 10 trucs pour faire monter votre soirée d’un cran … ou deux… ou trois ;)
1. Choisir une plateforme permettant un plus grand contrôle des interactions que ZOOM ou TEAMS.
Par exemple, une plateforme comme Streamyard vous permet de diffuser un événement en direct et de faire participer vos employés, tout en contrôlant les intervenants affichés à l’écran.
2. Adapter son budget.
L’année 2020 a été difficile sur le plan financer et le «break de dépenses » amené par l’annulation des festivités est bienvenu ? Contre toute attente, vous avez augmenté votre chiffre d’affaires et aimeriez gâter vos employés avec un petit quelque chose de spécial ? Quel que soit votre réalité, avant toute chose, il faudra penser « budget ».
3. Se faire un plan de projet.
Eh oui, même en mode virtuel, il y aura beaucoup d’éléments à réfléchir, selon la formule choisie : thématique, éléments de décor pour les animateurs, invitations, aspects technologiques, cadeaux pour les participants, fournisseurs …
4. Se faire un plan de route pour le déroulement de la soirée.
On pourrait croire que les événements virtuels requièrent moins de gestion que ceux en présentiel. Or… il n’en est rien. Vous l’avez sûrement vécu lors des derniers mois… un Shower, un anniversaire de mariage ou un gala en virtuel peut rapidement tourner au vinaigre. Pour éviter toute mauvaise expérience, il convient de planifier méticuleusement le déroulement de la soirée. En virtuel, le rythme doit être plus rapide, et les interventions réglées au quart de tour pour garder un aspect dynamique. Pour vous inspirer, nous vous avons préparé un gabarit de plan de route gratuit à télécharger juste ici :
5. Se montrer inclusif et pertinent tout au long de l’événement.
C’est encore plus important en virtuel, parce que les participants n’auront pas le luxe de jaser avec leur voisin pour combler les longueurs… Assurez-vous, dans votre plan de route, que personne n’est laissé pour compte et que l’ensemble des messages et activités s’adressent à tous. On évite les Inside jokes, les félicitations ou les annonces qui ne s’appliquent qu’à une poignée de participants… ou alors, on les contextualise pour que tout le monde se sentent dans le coup !
6. Embaucher un animateur professionnel.
Il s’agit du même principe que pour un party des Fêtes en présentiel : déléguer l’animation à un pro peut aider à faire lever la soirée, en plus d’enlever beaucoup de pression aux organisateurs, et de s’assurer que tout le monde puisse en profiter. En mode virtuel, à partir de 500 $ (dépendamment de votre formule), il y a moyen de déléguer l’animation à un habitué.
7. Varier le format d’animation. Pour dynamiser la soirée, pourquoi ne pas intégrer quelques jeux qui passent bien dans votre culture organisationnelle ? Les applications interactives ne manquent pas ! Quiz, jeux en ligne, tableaux blancs… il y en a pour tous les goûts ! Et, pourquoi pas impliquer des mixologues, des sommeliers ou des artistes à distance ?
8. Tester la formule avant le jour J. Ça peut sembler évident, mais c’est tellement important ! Un peu comme on le ferait pour un spectacle ou un gala, une « pratique générale » est de mise pour que chacun comprenne son rôle, que l’événement coule, et qu’on soit certain que tous les aspects technologiques ont été pris en considération et testés.
9. Accompagner les participants avec la technologie. Devant la techno, nous ne sommes pas tous égaux… Si vous intégrez des outils technologiques qui ne sont pas déjà connus et utilisés par tous au sein de votre organisation, assurez-vous de bien expliquer comment les utiliser durant l’événement, afin que chacun puisse participer et profiter de sa soirée.
10. Gardez ça court. Un party en virtuel devrait durer au maximum 2 heures (ou moins, si vous n’avez pas prévu d’activités). Rien ne sert d’étirer la sauce et de garder les participants rivés à leur écran toute une soirée… Mieux vaut un petit clin d’œil bien pensé, qu’une soirée qui s’étire.
Au final, l’essentiel est de faire un événement qui se détache de l’expérience « réunion en virtuel » et qui sorte du quotidien, même si les restaurants et les grandes salles ne sont pas accessibles cette année.
Pour vous simplifier la vie au maximum...
Vous avez plein de bonnes intentions, mais il ne vous semble pas réaliste de planifier ce genre d’événement à temps pour décembre ? Sachez qu’on voit émerger ce genre de service, et que certaines entreprises se proposent de vous accompagner, en offrant des formules « clé en mains ».
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