On le sait : l’accueil et l’intégration de l’employé est une étape cruciale dans son parcours - si ce n’est la plus importante. C’est à ce moment, en tant qu’employeur, qu’on peut démontrer que la promesse faite lors du recrutement sera livrée.
Mais est-ce qu’on met les efforts nécessaires pour s’assurer que ce soit un succès?
Les enjeux
On est tous un peu tannés d’entendre parler de la pénurie de main-d’œuvre. Sauf que le problème est criant. Une fois qu’on réussit (enfin!) à embaucher un talent , il faut mettre toute la gomme pour le convaincre de rester.
Un processus d’accueil et d’intégration réussi contribue à allonger la durée en emploi du nouvel employé, augmenter sa motivation et assurer un meilleur fit avec l’équipe.
Alors, comment pouvons-nous assurer le succès de l’accueil et l’intégration? Je vous présente aujourd’hui quelques idées, outils et points clés à se rappeler pour vous aider.
Qui est le responsable?
L’accueil et intégration, c’est un processus qui prend du temps. À cause de ça, on a tendance à se lancer la responsabilité du nouvel employé d’un bord et de l’autre.
Sauf que… tout le monde est en partie responsable de l’accueil et de l’intégration...
Les RH, le superviseur, le mentor, les collègues, etc. Bref, tous ceux qui collaboreront de près ou de loin avec l’employé jouent un rôle dans le succès du processus. Il sera donc crucial de clarifier les rôles et responsabilités de chacun, parce que quand tout le monde est responsable, personne ne l’est!
Il ne faut pas oublier le principal intéressé : L’employé. Certes, il est, lui aussi, responsable du succès de son intégration. Nous sommes évidemment les premiers responsables de notre carrière et de notre bien-être personnel. Ceci étant dit, il revient à l’organisation de s’assurer d’être claire, transparente, d’informer et de créer un espace accueillant pour s’exprimer…
Quoi faire AVANT la première journée?
Communiquer, communiquer, communiquer… Ais-je dit qu’il faut communiquer?
Vous rappelez-vous les quelques jours juste avant avoir commencé à travailler à l’endroit où vous êtes actuellement? C’est toujours un mélange d’excitation, de questionnements et de stress en même temps. Changer d’emploi, c’est un bouleversement total du quotidien.
Je vous invite à communiquer avec l’employé quelques jours avant son entrée en poste pour le rassurer, répondre à ses questions et essayer autant que possible de diminuer son stress. Pour faire mousser son excitation, vous pourriez même lui envoyer des documents à l’avance sur les conditions de travail et sur la culture d’entreprise. Ça lui donnera un avant-goût de son futur emploi et l’aidera à confirmer qu’il a effectivement fait un bon choix.
Il faudra également communiquer avec le reste de l’organisation. Eux aussi ont des attentes et des incertitudes par rapport à cette nouvelle personne. Présentez son expertise, son rôle et expliquez en quoi c’est une bonne chose que cette personne se joigne à l’organisation. Vous pourriez ajouter une touche fun avec une information plus ludique, comme son repas préféré ou ses passe-temps.
Créer un horaire et préparer l’arrivée
Afin d’être bien prêt à accueillir l’employé, je vous suggère de créer un horaire d’intégration et de le partager à ceux concernés. Dans les premières semaines, l’employé devrait passer un peu de temps avec les différentes équipes avec qui il collaborera. Il faut faire attention cependant que ces rencontres soient bien pertinentes pour ne pas alourdir inutilement le processus. Il faut s’adapter au poste et à la personne.
Il y a également beaucoup d’autres tâches à faire pour préparer l’arrivée d’un employé. Pour vous y retrouver, je vous invite à consulter la liste à cocher gratuite créée par la Talenterie ici!
Les premières journées
Les premières journées… c’est tellement fatigant! Je me rappelle ma première semaine dans mon dernier emploi. J’avais l’impression que ma tête allait exploser quand je rentrais chez moi.
Parfois, on attend la personne avec impatience, parce qu’on a hâte d’avoir des bras ou de l’expertise de plus. C’est alors risqué de trop lui en mettre sur les épaules et de rater l’intégration. Pour aider le nouvel employé à se sentir compétent et en confiance, il est crucial de lui libérer du temps et d’adapter la charge de travail au fur et à mesure.
Faire les présentations
La règle générale est de faire un tour de la bâtisse dès le premier jour de travail. C’est vrai que c’est important de présenter la personne. Cependant, n’hésitez pas à sortir des sentiers battus et, si la personne est de nature plus timide, à vous adapter.
Moi-même, dans mon premier emploi professionnel, je me rappelle à quel point j’avais été intimidée lorsque j’ai eu à me présenter dans chaque bureau. Ce n’est pas toujours un moment super plaisant ;)
Pour une entreprise avec une culture un peu funky, une idée originale serait d’organiser une chasse au trésor à travers le bureau. J’ai aussi déjà entendu parler de compagnies qui plaçaient des bols de bonbons sur le bureau du nouvel employé et qui invitaient tous ses nouveaux collègues à aller se présenter. L’important, c’est que l’employé ait des occasions de rencontrer tout le monde et d’avoir une occasion de briser la glace.
Les avantages sociaux
Ahh, bien sûr qu’on allait vous parler des avantages sociaux (puisque c’est notre dada, la rémunération globale!). Même si c’est un sujet à la fois compliqué et un peu ennuyeux (nous on ne trouve pas, mais bon, force est d’admettre…!), c’est important d’en parler dès le départ.
Par réflexe et parce que justement c’est un peu drabe, on a souvent tendance à se contenter de faire signer les papiers et de passer au sujet suivant. Cependant, en faisant ça, on passe à côté d’une belle opportunité de mettre de l’avant un aspect important de sa rémunération globale.
À cette étape-ci, on veut surtout que l’employé sache qu’il a de bons avantages. Il faut faire ressortir les « wow » plutôt que de tenter de tout communiquer en même temps. Encore une fois, La Talenterie a développé un outil gratuit pour vous aider à identifier quoi communiquer en premier.
Une fois que vous aurez identifié les points clés, communiquez-les à l’aide d’une liste simple, axée autour des besoins. Vous pourrez trouver un exemple ici.
Si la personne a des choix à faire, il sera toujours possible de faire des changements par la suite. Souvent, on pense qu’il faut qu’elle fasse le meilleur choix le jour 1. C’est faux. L’employé aura d’autres occasions tout au long de sa carrière pour que ça évolue, même s’il peut y avoir certaines balises encadrant les changements.
En mode virtuel? Pas de problèmes!
Qu’on le veuille ou non, même si on commence à revenir tranquillement travailler au bureau, le télétravail fait désormais partie de nos vies. Si vous devez accueillir un employé dans ce contexte, vous pourriez demander aux différents départements de créer des capsules pour se présenter. Cela aidera l’employé à connaître ses collègues et à mieux comprendre la culture de l’entreprise.
Une belle attention serait de faire livrer un petit cadeau de bienvenue à l’employé pour son premier jour de travail (d’ailleurs, ça peut être fait même en présentiel!).
Le plus important sera de communiquer vos attentes, faire des suivis et rester le plus disponible possible pour ce nouvel employé. Il faut faire en sorte qu’il sache qu’il n’est pas seul dans cette transition.
Après les premières journées
Une fois que l’employé a complété ses premières journées, la vie peut presque reprendre à la normale. Continuez de prévoir des suivis fréquents et gardez une communication ouverte.
Envie de pousser l’expérience employée un peu plus loin? Sarah en a jasé avec les deux filles de chez Kolegz dans l’épisode 21 du Podcast de La Talenterie. Marianne et Alexandra nous ont donné plein d’idées créatives pour booster l’expérience employé tant au niveau de l’accueil/intégration que tout au long du parcours de l’employé.
Quelle que soit votre formule, l'essentiel est de créer une expérience d'accueil et d'intégration qui vous ressemble, tout en considérant vos différents personas employés!
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