L’importance des communications internes dans nos entreprises modernes est aujourd’hui indiscutable. Au même titre que les stratégies de communication externe et de marketing, la communication interne a un impact majeur sur la réussite de l’entreprise. Une bonne communication interne favorise la productivité sur le lieu de travail, suscite l’adhésion et la cohésion d’équipe, améliore la collaboration et favorise l’innovation. Au contraire, une communication interne déficiente peut mener à un manque de coordination, à des conflits entre collaborateurs, à de la démotivation ou encore à un manque de rigueur dans le travail. Moteur de la culture d’entreprise, la communication interne est clé pour nos organisations.
Avec la transformation numérique, le télétravail, l'arrivée des nouvelles générations au boulot… les bouleversements sont nombreux! La Talenterie vous propose donc son top 10 des bonnes idées pour booster vos communications numériques à l'interne!
1. Dynamisez vos courriels
Portez attention à la ligne objet de vos courriels pour susciter l’intérêt de vos lecteurs. En effet, des chercheurs de Carnegie Mellon ont découvert que les courriels les plus efficaces avaient une ligne de sujet qui faisait appel soit à la curiosité (excellent pour des campagnes marketing comme cela a été le cas lors de la campagne présidentielle américaine de Barack Obama en 2012) ou à l'utilité (particulièrement aidant pour maximiser la productivité et le gain de temps).
Une autre astuce à ne pas négliger est l’utilisation de visuels. Joignez l’utile à l’agréable en insérant des images cliquables qui pourront, par exemple, rediriger vers une page web, une vidéo en ligne ou un formulaire d'inscription.
2. Créez des flyers virtuels
Pourquoi ne pas réinventer ce classique pour vos campagnes de promotion? Dans le cadre d’invitations à des événements, par exemple, le flyer virtuel fait son effet. Pour en créer un efficacement, utilisez Canva, Venngage ou Flipsnack qui proposent des modèles clé en main et faciles d’utilisation.
Organisez le contenu de votre message autour de phrases courtes, simples, claires et communiquez des informations clés.
Profitez-en aussi pour utiliser votre charte graphique et faire briller votre marque employeur de mille feux!
3. Ajoutez des bannières sur vos différents portails web
Si vous disposez de plusieurs portails (intranet, portail employé, etc.), vous pouvez les différencier avec l’ajout de bannières. Ceci vous permettra d’adopter un ton et un format adaptés à chacune de ces plateformes (par exemple en développant une charte graphique spécifique à différents sujets) et de dynamiser les interfaces.
Oui, cela peut se faire sur des documents internes également : par exemple, une bannière verte et un logo (ou pictogramme) précis chaque fois qu'on parle de santé et de bien-être au travail.
Lors d’événements spéciaux, de lancement d’initiatives RH ou d’étapes clés d’un processus annuel important, l’utilisation de bannières sur les plateformes vous permet de faire un rappel rapide aux employés. Soyez créatifs! Un peu comme les bannières publicitaires sur le web, les possibilités sont pratiquement infinies.
4. Créez des microsites
À utiliser pour mettre de l’avant certains projets ou initiatives, les microsites sont destinés à rassembler ou présenter de l’information spécifique (par exemple, une page dédiée à tous vos avantages sociaux). Ce microsite peut être privé ou public, accessible en tout temps ou pour une période limitée et il vous permettra de gérer et suivre vos projets en toute flexibilité, avec un maximum d’autonomie.
Le saviez-vous? Il est même possible, à partir du logiciel PowerPoint, de créer une forme de microsite simple et efficace avec un menu comme sur le web, des pop-ups et des hyperliens. Même pas besoin du logiciel pour ouvrir le portail ni d'attendre que votre équipe TI ait le temps de vous aider! Vous pouvez aussi créer un momentum autour de votre marque ou de vos produits en mettant de l’avant un microsite à certains moments de l’année. Pensez aux fameuses listes Spotify Wrapped qui sont abondamment partagées en décembre sur les réseaux sociaux ;)
5. Multipliez les Trello boards
Les tableaux Trello sont particulièrement utiles pour gérer de courts projets ou pour regrouper l’information de procédures récurrentes (par exemple, les étapes et documents d’intégration des nouveaux employés). Plutôt que de référer à un document fixe, vous pouvez regrouper toute l’information nécessaire en utilisant des tableaux Trello (ou tout autre logiciel du genre. Au besoin, vous pouvez même associer les intervenants aux tâches et suivis qui relèvent de leur responsabilité. Ceci favorise le travail collaboratif et facilite le suivi des actions.
6. Exploitez le potentiel de la vidéo
La vidéo est un outil de communication incontournable. À moins d’être une très petite entreprise (et encore), en 2022, la vidéo doit clairement faire partie de votre stratégie de communication interne. Bien réalisée, elle permet de retenir l’attention, de mettre en avant son image de marque, de diffuser un message uniforme, et même, de susciter de l’engagement en véhiculant des émotions.
À utiliser sans modération (ou presque) pour s’adresser directement aux employés. Par exemple : lors d’un changement de type administratif, pour faciliter l’accès à des formations, pour présenter de nouveaux collaborateurs ou encore pour célébrer les succès de l’entreprise.
Pour vous inspirer, visionnez cette vidéo de Microsoft, en France, qui explique la stratégie utilisée lors de la création d’une mini-série interne. Quoi de mieux pour mousser la marque employeur et le sentiment d’appartenance?!
Attention toutefois, la vidéo ne remplace pas la communication « en direct »; elle la complète!
7. Créez des wikis d’entreprise
Alors que les méthodes de travail et la formation des employés évoluent, dans un contexte de pénurie de main-d'œuvre qui accélère le roulement de personnel, créer un wiki d’entreprise est une excellente manière de partager et conserver les connaissances. Un wiki peut vous aider à diffuser le savoir-faire au sein de votre entreprise tout en donnant des occasions de développement à chacun. Référez vos talents à votre wiki pour qu’ils y trouvent de l’information sur l’historique des projets, sur certaines procédures administratives ou techniques, sur la nomenclature des fichiers, etc.
Pourquoi ne pas inviter tout le monde à contribuer et à mettre à jour l’information, en fonction de leurs connaissances? Pensez quand même à nommer des « gardiens » du wiki qui auront la charge de valider les contenus! Encouragez tous les employés à contribuer et utilisez des outils connexes comme la vidéo pour dynamiser votre wiki interne.
8. Personnalisez les fonds d’écran et les écrans de veille
Plutôt que des bulles, des images génériques ou un écran monochrome (et fade), pourquoi ne pas créer des fonds d’écran à votre image et ainsi promouvoir votre marque employeur? En effet, plutôt originale, cette méthode transforme vos ressources matérielles (ordinateurs, tablettes et téléphones intelligents) en panneaux publicitaires. Ceci vous permet de renforcer la présence de votre marque/logo auprès de vos clients ou partenaires et également de créer un sentiment d’appartenance auprès de vos collaborateurs.
Vous pouvez aussi en profiter pour programmer les écrans de veille à des moments spécifiques, par exemple pour promouvoir un événement, souligner un succès ou féliciter vos équipes!
Vous voulez « faire un gros splash » et capter l’attention de tous vos collaborateurs? Vous pouvez aussi demander à votre équipe TI de prendre d’assaut leurs écrans, le temps de diffuser un message de lancement ou de partager quelque chose d’inspirant! Attention… cette tactique est très efficace, mais elle est à utiliser avec modération.
9. Maximisez l’usage des plateformes et outils mobiles
Avec le télétravail, nous avons été amenés à découvrir et utiliser de nombreux nouveaux outils de communication pour partager de l’information à l'interne. La généralisation du travail sous format hybride faisant son chemin, il est pertinent de miser sur la maîtrise de ces outils pour partager les messages d’entreprise.
Assurez-vous de la compatibilité de vos outils de communication interne avec les téléphones intelligents et les tablettes et veillez à ce que les collaborateurs soient au fait des codes relatifs à chacun de ces outils (émojis, gifs, espace de discussion et de partage informel). Une belle manière de prendre soin de l’expérience employé de tous les talents, qu’ils soient sur place ou à distance.
Vos plateformes se multiplient à ne plus savoir quoi en faire? Consultez ce WorkBook gratuit de La Talenterie pour vous inspirer à bâtir votre propre Nétiquette. 10. Réalisez votre propre podcast
Depuis quelques années, les podcasts sont devenus incontournables. En 2020, il y a eu trois fois plus de podcasts mis en ligne qu'en 2019, avec près de 900 000 nouveaux contenus, selon la société Chartable. Avec un fonctionnement par épisode, une grande accessibilité et un fort potentiel de partage, c’est l’outil idéal pour renforcer son image de marque, diffuser de l’information sur ses activités, fidéliser son public et se positionner en tant qu’expert dans son domaine.
Publié à l’externe, un podcast d’entreprise peut également permettre de fédérer les employés (actuels et futurs) autour d’un projet, d’une activité ou des valeurs de l’organisation.
En créant un podcast « privé », que vous diffuserez à l’interne seulement, vous pourrez mousser la mobilisation de vos employés et créer des occasions de connexion inégalées!
Voici des exemples de thématiques que vous pourriez aborder dans votre podcast interne :
Diffuser la mission, la vision et les valeurs de votre organisation ;
Présenter les objectifs corporatifs et les grands chantiers sur lesquels les employés travaillent ;
Créer un rapprochement avec les dirigeants de l’entreprise en les invitant à prendre part à la conversation ;
Présenter certains départements et quarts de métiers. Expliquer ce qu’ils font et pourquoi ils sont essentiels au succès de votre organisation ;
Reconnaître les contributions exceptionnelles (des équipes et des individus)
Présenter les nouveaux employés ;
Annoncer les retraites ;
Annoncer la naissance des enfants de vos talents ;
Souligner les anniversaires de naissance ;
Souligner les anniversaires de service ;
Diffuser des anecdotes cocasses ;
Partager des nouvelles de votre industrie ;
Et bien d'autres!
Là encore, les possibilités sont (vraiment) nombreuses! De L’Oréal au Clan Panneton, en passant par La Talenterie, les podcasts produits par des entreprises ou des OBNL sont nombreux. Qu’attendez-vous pour créer le vôtre?
Le mot de la fin
À l’heure du « tout numérique » et dans un monde du travail hautement concurrentiel, il est aujourd’hui inévitable pour une entreprise de communiquer abondamment et stratégiquement pour attirer et engager ses collaborateurs.
Une stratégie de communication interne bien pensée s’efforcera donc :
de se démarquer en utilisant un maximum d’outils ;
de donner à ses interlocuteurs l’information qu’ils recherchent en identifiant le bon moment et le bon canal de communication ;
de « convertir » les talents aux différents outils, en les impliquant régulièrement dans le développement des pratiques de communication interne.
N’oublions pas pour autant les outils et formats plus traditionnels qui permettent d’ajouter « du vrai » dans les communications! Ainsi, une carte de remerciements manuscrite ou un appel téléphonique pour féliciter un collaborateur auront souvent bien plus d’impact dans un monde où presque tout devient virtuel.
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